Antes de comenzar, decir que esta explicación está destinada a personas sin conocimientos de administración de sistemas o sin demasiados conocimientos de informática en general. Ya sabéis que en este blog se escribe para todo tipo de usuarios; novatos, avanzados e incluso gente mayor. Lo importante es aprender.
Un servidor de correo electrónico o servidor de email es aquel que gestiona el envío, la recepción y el almacenamiento de los correos electrónicos. Existen grandes servicios gratuitos de email como Outlook.com, que no debemos confundir con el cliente de escritorio Outlook, o Gmail que proporcionan una interfaz web para que los usuarios puedan redactar y leer emails. Estas aplicaciones se comunican directamente con los servidores de correo asociados para ofrecer un punto de acceso centralizado con un excelente rendimiento. Obviamente, estos servicios, salvo que contratemos servicios adicionales a estas empresas, no permiten que tengamos cuentas diferentes a las que terminan en @outlook.com o @gmail.com.
Cuando disponemos de un servidor de email o de una cuenta de hosting, podemos configurar estos servidores para que funcionen con nuestro nombre de dominio o el de nuestra empresa. Algunos ejemplos de estos servidores son Exim, Dovecot, Microsoft Exchange Server y Sendmail, aunque la lista es muy extensa. Es muy habitual que junto con estos servidores también se incluya algún servicio de webmail para que los usuarios puedan enviar, recibir y gestionar correos electrónicos. De este modo, no es necesario utilizar aplicaciones externas, teniendo un punto de acceso perfectamente centralizado y configurado para funcionar con el servidor. Algunos de estos lectores son, por ejemplo, RounCube, Horde, Squirrelmail o Zimbra.
Sin embargo, muchas personas optan por utilizar aplicaciones de gestión de correo electrónico de escritorio como Microsoft Outlook o Mozilla Thuderbird, algo especialmente útil cuando se trabaja con muchas cuentas de email a la vez, aunque esto es algo que también se puede configurar en algunos webmails de los más famosos, como las cuentas gratuitas de Gmail. A estas aplicaciones se les suele denominar como clientes de email.